Rechnungen in Outlook automatisch weiterleiten

Mit einer Regel in Outlook müssen Sie Rechnungen nicht mehr von Hand weiterleiten. Die Regel greift für Mails, die bestimmte Bedingungen erfüllen, und schickt sie an Ihre Belegadresse, zum Beispiel firma@beleg-test.enes10.com. Ihre Adresse steht in Belegmerkur unter Konto.

Welche Mails weiterleiten?

Leiten Sie nur Mails weiter, die Rechnungen enthalten. Bewährt haben sich zwei Wege:

• Nach Absender: Alle Mails von Lieferanten, die Ihnen regelmäßig Rechnungen schicken, etwa rechnung@lieferant.de.
• Nach Betreff: Mails, deren Betreff „Rechnung“ oder „Invoice“ enthält. Das ist breiter, erfasst aber auch Mails ohne Beleg.

Belegmerkur überträgt nur PDF-Anlagen. Mails ohne PDF richten keinen Schaden an, sie erscheinen in der Liste als „Kein PDF enthalten“.

„Weiterleiten“ oder „Umleiten“?

Outlook bietet beides an:

• Umleiten schickt die Mail unverändert weiter; der ursprüngliche Lieferant bleibt Absender. Das empfehlen wir, vor allem, wenn Sie in Belegmerkur den Absenderfilter nutzen: Er prüft den Absender der Mail.
• Weiterleiten schickt die Mail in Ihrem Namen. Nutzen Sie dann den Absenderfilter, tragen Sie Ihre eigene Adresse dort ein.

Outlook im Web und neues Outlook für Windows

1. Öffnen Sie Einstellungen (Zahnrad) → E-Mail → Regeln.
2. Wählen Sie Neue Regel hinzufügen und vergeben Sie einen Namen, etwa „Rechnungen an Belegmerkur“.
3. Bedingung: Von (Lieferanten auswählen) oder Betreff enthält („Rechnung“).
4. Aktion: Umleiten an und Ihre Belegadresse eintragen.
5. Optional: Weitere Regeln nicht verarbeiten ausschalten, damit Ihre übrigen Regeln weiter greifen.
6. Speichern.

Klassisches Outlook für Windows

1. Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten → Neue Regel.
2. Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden → Weiter.
3. Bedingung wählen, etwa die von Personen oder öffentlichen Gruppen kommt oder mit bestimmten Wörtern im Betreff, und die Werte eintragen.
4. Aktion: diese an Personen oder öffentliche Gruppen umleiten und Ihre Belegadresse eintragen.
5. Regel benennen und Fertig stellen.

Kommt nichts an?

• Automatische Weiterleitung blockiert: In vielen Microsoft-365-Umgebungen ist die automatische Weiterleitung an externe Adressen standardmäßig gesperrt. Ihre IT kann sie für Ihr Postfach freigeben (Richtlinie für ausgehenden Spam in Microsoft Defender). Von Hand weitergeleitete Mails kommen trotzdem an.
• Absenderfilter: Ist er eingeschaltet, prüfen Sie, ob der Absender eingetragen ist. Abgelehnte Mails stehen in der Liste als „Abgelehnt: Absender nicht erlaubt“.
• Größe: PDF-Anlagen über 5 MB nimmt Lexware Office nicht an; wir überspringen sie und zeigen das an.